La signature électronique : contrat de location et état des lieux

La signature électronique permet de faire signer à distance, en quelques minutes, le contrat de location et l'état des lieux : plus d'impression, de scan ni de rendez-vous. Le bailleur, le locataire et, si besoin, le garant signent chacun de leur côté, depuis leur téléphone ou leur ordinateur, sans créer de compte. Le service est réservé à la formule Premium (voir Les formules).

Les signatures recueillies sont des signatures électroniques au sens de l'article 1367 du Code civil et du règlement européen eIDAS (n° 910/2014). Pour leur donner force probante, la plateforme réunit :

• l'identification du signataire : lien personnel à usage unique, puis code à six chiffres envoyé à son adresse e-mail (contrôle de l'accès à la boîte) ;
• le consentement explicite : le texte exact accepté est présenté et conservé (par empreinte) ;
• le lien avec le document : empreinte SHA-256 du document d'origine, reprise au pied de chaque page du document signé ;
• l'intégrité : le document final est scellé par la plateforme ; toute modification du fichier est détectable ;
• la piste d'audit : date, heure, adresse IP et navigateur de chaque étape, reprises dans le certificat de signature joint au document.

1. Ouvrez Locations > Contrats et repérez le contrat du locataire.
2. Cliquez sur l'icône Signature électronique (stylo) de la ligne.
3. Vérifiez les signataires proposés (bailleur, locataire, garant s'il est renseigné) : nom et adresse e-mail. Ce sont ces adresses qui identifient les personnes.
4. Ajoutez au besoin un message, puis cliquez sur Envoyer pour signature.

Chaque signataire reçoit un e-mail avec son lien personnel, valable 14 jours. La demande se suit dans Locations > Signatures électroniques.

Dans la fiche du lot, Outils > États des lieux numériques :

1. Créez un état des lieux d'entrée ou de sortie (date, locataire concerné).
2. Renseignez-le sur place : personnes présentes, relevés de compteurs, clés remises, et pour chaque pièce l'état de chaque élément (neuf, bon état, usagé, dégradé, non vérifié) et de chaque équipement, avec vos observations. Enregistrez le brouillon autant de fois que nécessaire.
3. Validez et figez : le document ne peut plus être modifié (créez-en un nouveau si besoin). Le PDF est alors disponible.
4. Cliquez sur Envoyer pour signature électronique : le bailleur et le locataire signent comme pour le contrat.

Les pièces et équipements viennent de la fiche du lot : décrivez-les avant de commencer.

Le signataire clique sur le lien reçu par e-mail puis :

1. lit le document ;
2. demande son code à six chiffres, reçu sur l'adresse e-mail indiquée (valable 10 minutes, cinq essais) et le saisit ;
3. dessine sa signature (souris ou doigt) ou saisit son nom, coche la case de consentement et valide.

Quand tout le monde a signé, chacun reçoit par e-mail le document signé, certificat compris. Le bailleur peut à tout moment renvoyer un lien (l'ancien est alors invalidé) ou annuler la demande.

Dans le détail d'une demande, vous trouvez le document d'origine, le document signé, son empreinte SHA-256 et le journal des opérations. Toute personne qui détient le fichier signé peut vérifier qu'il est authentique sur la page de vérification (/console/esign_verify) en présentant le fichier et sa référence (de la forme SL-AAAAMMJJ-XXXXXX) : la plateforme compare son empreinte à celle qu'elle a scellée. Conservez le fichier tel quel : le modifier, même d'un octet, invalide le sceau.

Définissez ESIGN_SECRET (clé de scellement ; à défaut, la plateforme dérive une clé de CRON_SECRET). Facultatif : ESIGN_CERT_FILE, ESIGN_KEY_FILE et ESIGN_KEY_PASSWORD ajoutent une signature numérique PAdES du PDF final avec le certificat de la plateforme ; ESIGN_TSA_URL demande un horodatage RFC 3161 à un tiers. Les documents sont conservés dans un dossier privé (envfiles/esign), jamais accessible par une adresse publique.