Importer, exporter et mettre à jour ses locations en masse (JSON, Excel)

À quoi sert l'import

Au lieu de saisir un par un chaque bâtiment, lot, pièce et équipement, vous décrivez toute la location dans un fichier et vous l'importez en une seule fois. C'est pratique pour une résidence de plusieurs dizaines de lots ou pour reprendre un parc depuis un autre outil. Deux formats sont possibles : le JSON, à partir de la formule Démarrage, et le classeur Excel (.xlsx), à partir de la formule Standard (voir les formules). Les deux utilisent les mêmes données et les mêmes vérifications. La fonction se trouve dans Mes locations, bouton Importer.

Ce qui est importé

la location : nom, résidence, adresse, pays, devise, coordonnées GPS, taux de possession, dates ;
les bâtiments (type, hauteur d'étage) et les coordonnées du bailleur ;
les lots : titre, étage, type de logement, type de location (vide, meublé, colocation, saisonnier), loyer et charges, nombre de places, dépôt de garantie, jour d'échéance, description, diagnostics (DPE/GES), comptable, plateformes (Airbnb, Booking…) et conditions saisonnières (prix par nuit, séjour minimum, horaires…) ;
pour chaque lot, ses pièces (type, surface, description, place de colocation) ;
pour chaque pièce, ses équipements (type, quantité, description).

Non importés : locataires, paiements, contrats et pièces justificatives (données personnelles : ils se créent dans la console), ainsi que les photos et les plans.

Télécharger les modèles

Dans la fenêtre d'import, ouvrez l'onglet Télécharger le modèle puis choisissez votre format (le modèle Excel n'est proposé qu'à partir de la formule Standard). Le modèle JSON (modele-location.json) contient un exemple complet (location classique, colocation, saisonnier) et la rubrique references qui liste les identifiants autorisés. Le modèle Excel (modele-location.xlsx, à partir de Standard) contient les mêmes exemples répartis en feuilles : Location (champ / valeur), Bâtiments, Lots, Pièces, Équipements, plus Aide et Références (informatives). Ne renommez pas les en-têtes de colonnes. Les feuilles se relient par des références : building (bâtiment → lot), reference (lot → pièces → équipements) et room (pièce → équipements).

Structure du fichier

{
  "format": "smartlife-location",
  "version": 1,
  "location": { "name": "…", "country": "FR", "currency": "EUR", … },
  "buildings": [
    { "name": "Bâtiment A",
      "lots": [
        { "title": "T2 1er étage", "reference": "A-T2-1A", "flat_type": 4, "rental_type": 10, "rent_amount": 650,
          "rooms": [
            { "name": "Séjour", "type": 1,
              "equipments": [ { "type": 5, "quantity": 1 } ] }
          ] }
      ] }
  ]
}

Les champs format et version sont obligatoires. Une location saisonnière (rental_type 100) utilise le bloc seasonal à la place du loyer. Pour une colocation, places donne le nombre de colocataires et flatshare_place rattache une pièce à une place (0 = pièce partagée).

Vérification avant import

Cliquez d'abord sur Vérifier le fichier : le fichier est analysé en entier (lecture du JSON ou du classeur, champs connus, types, valeurs autorisées, références, limites, lots déjà importés). L'import n'est possible que si le fichier est entièrement correct ; s'il contient une seule erreur, rien n'est créé. Chaque erreur indique son emplacement : pour le JSON, par exemple buildings[0].lots[2].rooms[1].type : type de pièce inconnu (999) ; pour Excel, la feuille, la ligne et la colonne, par exemple Feuille « Pièces », ligne 7, colonne « type » : type de pièce inconnu (999). Corrigez le fichier puis revérifiez-le.

Références de lots, suivi et doublons

Chaque lot doit avoir une référence (reference) : un identifiant que vous choisissez (par exemple A-T2-1A), unique dans le fichier et composé de lettres, chiffres, espaces et . _ - /. C'est la clé de suivi du lot. Chaque lot importé garde la trace de son import (date, format) et vos imports sont listés dans Historique des imports, dans la fenêtre d'import.

Un lot déjà importé n'est jamais importé deux fois. Si une référence du fichier correspond à un lot déjà importé et toujours présent, le fichier est refusé avec la liste des lots concernés : retirez-les, ou donnez une autre référence s'il s'agit d'un autre logement. Un lot que vous avez supprimé depuis peut en revanche être importé de nouveau. Deux imports lancés en même temps (double clic, deux onglets) sont aussi bloqués.

Limites de votre formule

L'import respecte exactement les mêmes limites qu'une création manuelle : le nombre de locations de votre formule (l'import crée une location) et le nombre de lots par location de votre formule, lots supplémentaires du compte compris (voir les formules). Si le fichier contient plus de lots que votre limite, il est refusé en entier et rien n'est créé. Limites techniques : JSON 1 Mo, Excel 5 Mo, 20 bâtiments, 500 lots, 40 pièces par lot, 60 équipements par pièce.

La fenêtre d'import affiche un encart Votre formule qui indique ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas : import JSON, import Excel (à partir de Standard), nombre de lots par location, locations encore disponibles, avec la formule qui lève chaque limite. Les options non incluses sont marquées Non inclus.

Exporter ses locations et les mettre à jour en masse (Premium)

Avec la formule Premium, le bouton Exporter de Mes locations télécharge toutes vos locations dans un seul classeur Excel : une ligne par location (feuille Location), puis bâtiments, lots, pièces et équipements. Modifiez ce que vous voulez (loyers, descriptions, équipements, nouveaux lots…), enregistrez, puis réimportez le classeur : vos locations sont mises à jour, sans doublon.

Les colonnes project_id, archi_id, lot_id et room_id identifient l'existant : ne les modifiez pas.
Une ligne de lot sans lot_id est un nouveau lot ; si sa référence correspond déjà à un lot de la location, c'est ce lot qui est mis à jour. Une nouvelle pièce de même nom et type qu'une pièce existante la met à jour au lieu de la dupliquer. Réimporter deux fois le même fichier ne crée donc rien de plus.
L'import ne supprime jamais rien : locataires, paiements, photos, plans et contrats sont conservés. Il ne change pas non plus le type de location d'un lot existant, ni les champs de la feuille Location (informatifs). Pour supprimer ou vider un champ, utilisez la console.
Une ligne de la feuille Location sans project_id crée une nouvelle location.
Seules vos propres locations sont exportées et mises à jour ; l'export est limité à 20 par heure.

Aperçu, classeur d'erreurs et protection du fichier

Aperçu : après Vérifier le fichier, un tableau liste chaque lot (location, bâtiment, référence, action créé, mis à jour ou inchangé, nombre de pièces et d'équipements) avant que vous lanciez l'import.

Classeur d'erreurs : si un classeur Excel contient des erreurs, rien n'est importé et vous pouvez télécharger votre classeur avec une colonne « Erreurs » sur chaque ligne concernée, plus une feuille Rapport d'erreurs. Corrigez-le puis réimportez-le (le fichier reste disponible une heure).

Protection et contrôles : dans les classeurs fournis, les en-têtes sont figés et protégés (sans mot de passe : Révision > Ôter la protection de la feuille si besoin), les feuilles Aide et Références sont verrouillées, et les nombres sont contrôlés à la saisie (loyer positif, jour d'échéance de 1 à 28, dépôt de 1 à 12 mois, etc.).

Gros fichiers, reprise et limite d'imports

L'import s'exécute par étapes avec une barre de progression : même un fichier de plusieurs centaines de lots ne dépend pas du délai d'une seule requête. Gardez la fenêtre ouverte pendant l'import. S'il est interrompu (onglet fermé, coupure réseau), rouvrez la fenêtre d'import : un bouton Reprendre l'import le termine là où il s'est arrêté, sans recréer ce qui existe déjà (la reprise est possible pendant 6 heures).

Pour protéger la plateforme, le nombre d'actions est limité par compte et par heure : 10 imports, 60 vérifications et 20 exports.

Lancer l'import

Une fois le fichier validé, cochez l'attestation sur l'honneur de possession ; pour une possession à 100 %, joignez aussi l'attestation de possession (comme pour une création manuelle). La location est créée avec tous ses bâtiments, lots, pièces et équipements, puis ouverte. Elle compte dans le quota de locations de votre formule.

Erreurs fréquentes

JSON invalide : virgule en trop ou manquante, guillemets droits obligatoires (pas « » ni “ ”).
Type inconnu : utilisez les numéros de la rubrique references (JSON) ou de la feuille Références (Excel).
Champ ou colonne inconnu : un nom mal orthographié est refusé plutôt qu'ignoré.
Référence manquante ou en double : chaque lot a une référence unique.
Lot déjà importé : retirez-le du fichier (voir l'historique des imports).
seasonal obligatoire : un lot rental_type 100 doit avoir day_price et max_adults (colonnes seasonal_day_price et seasonal_max_adults en Excel).
Excel : dates au format AAAA-MM-JJ, oui/non pour les cases vrai/faux, une référence de pièce (room) renseignée dès qu'elle porte des équipements.
Formule : le JSON est verrouillé avec la formule Gratuit, l'Excel avec les formules Gratuit et Démarrage : changez de formule.

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