Synchroniser ses calendriers avec Airbnb, Booking.com et les autres plateformes

Si vous publiez le même logement saisonnier sur plusieurs plateformes (Airbnb, Booking.com, Vrbo…) et sur SmartLife Properties, une réservation faite à un endroit doit bloquer les mêmes dates partout, sinon vous risquez une double réservation.

La synchronisation repose sur le format standard iCal (fichier .ics), compris par toutes les plateformes. Elle fonctionne dans les deux sens :

• vers les plateformes : chaque logement a une adresse de calendrier à ajouter dans Airbnb, Booking.com… ;
• depuis les plateformes : vous enregistrez l'adresse de leur calendrier ; leurs dates occupées bloquent votre logement ici.

Option incluse à partir de la formule Démarrage (Démarrage, Standard et Premium). Avec la formule Gratuit, le bouton explique comment y accéder : voir Les formules. Elle ne concerne que les lots en location saisonnière.

Ouvrez la fiche d'un lot en location saisonnière, puis cliquez sur Synchroniser les calendriers dans l'en-tête du lot. La fenêtre comporte deux parties : le calendrier de votre logement (à donner aux plateformes) et les calendriers des plateformes (à importer).

1. Dans la partie 1. Calendrier de ce logement, cliquez sur Copier pour copier l'adresse.
2. Dans la plateforme, cherchez la fonction d'import ou de synchronisation d'un calendrier (parfois nommée « Importer le calendrier », « Ajouter un calendrier externe » ou « Synchroniser avec un autre calendrier ») et collez l'adresse.
3. Répétez l'opération pour chaque plateforme où le logement est publié.

Ce que contient le calendrier : uniquement les dates de vos réservations, marquées « Réservé ». Aucun nom, e-mail ni téléphone de voyageur n'est transmis. Les réservations annulées en sont retirées, et les dates importées d'une autre plateforme n'y sont pas renvoyées (pour éviter qu'elles ne tournent en boucle entre plateformes).

Gardez cette adresse confidentielle : toute personne qui la possède peut lire les dates réservées. Si elle a été partagée par erreur, cliquez sur Générer une nouvelle adresse : l'ancienne cesse aussitôt de fonctionner et vous devez coller la nouvelle dans chaque plateforme.

1. Dans la plateforme, récupérez le lien d'export iCal de votre logement :
   • Airbnb : Calendrier → Disponibilité → Synchroniser les calendriers → Exporter le calendrier ;
   • Booking.com : Tarifs et disponibilités → Synchroniser les calendriers → Exporter le calendrier ;
   • Vrbo / Abritel, Google Agenda et les autres : cherchez « exporter » ou « adresse iCal / .ics ».
2. Dans la partie 2. Calendriers des autres plateformes, choisissez la plateforme, collez le lien et cliquez sur Ajouter ce calendrier.
3. Une première synchronisation est lancée tout de suite : l'état indique le nombre de périodes occupées importées, ou la raison de l'échec.

Seules les adresses https:// sont acceptées. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 8 calendriers par logement. Pour retirer un calendrier, cliquez sur la corbeille : les dates qu'il bloquait sont libérées.

• Dans le calendrier du lot : les périodes occupées sur une autre plateforme s'affichent en gris rayé avec un cadenas et le nom de la plateforme (vues année, mois et semaine). Elles ne sont pas modifiables ici : elles se gèrent dans la plateforme. Elles comptent dans le taux d'occupation.
• À l'ajout ou à la modification d'un séjour : une réservation qui chevauche des dates occupées sur une plateforme est refusée.
• Sur la page publique du logement : le calendrier de disponibilités les affiche comme indisponibles, sans indiquer de quelle plateforme elles viennent.

Le jour de départ d'un séjour reste disponible pour une nouvelle arrivée, comme dans le reste du calendrier.

Les plateformes encaissent les réservations puis envoient chaque mois une facture : ventes de nuitées, commission et « frais de service de paiement », à déduire de leur versement. Enregistrez-les dans la section Plateformes partenaires : paiements et frais de la fiche du lot (sous le graphique de performance).

1. Cliquez sur Ajouter une facture de plateforme.
2. Choisissez le PDF de la facture : pour Booking.com, l'identifiant de l'hébergement, le numéro de facture, la date, la période, les ventes, la commission, les frais et l'échéance sont lus automatiquement. Pour les autres plateformes, complétez les champs à la main.
3. Vérifiez les valeurs puis enregistrez : le PDF est conservé de façon privée et reste consultable depuis la liste.

Dans les statistiques : les ventes comptent comme encaissé, la commission et les frais comme dépenses, au mois de fin de période (Booking.com facture à la date de départ). Elles apparaissent dans le graphique de performance et dans le résumé de l'année. Une facture dans une autre devise est convertie dans la devise du logement au taux du jour de l'enregistrement.

Chaque facture n'est enregistrée qu'une fois (même plateforme et même numéro). Une facture supprimée ne compte plus dans les statistiques.