Le rapport comptable d'un lot : tous les mouvements financiers en un PDF

Votre comptable a besoin d'un document unique, daté, qui reprend tout ce qui a été encaissé et dépensé pour un logement. Le rapport comptable le génère en un clic : il liste chronologiquement tous les mouvements du lot, avec leur date, leur catégorie, leur libellé et leur montant.

Il est inclus dans toutes les formules, y compris la formule gratuite.

1. Ouvrez la fiche du lot (page Lots, puis le lot concerné).
2. Choisissez, si besoin, l'année dans le graphique Performance du lot : le rapport porte sur l'année affichée.
3. Cliquez sur Résumé comptable dans l'en-tête de la fiche.

Le PDF s'ouvre dans un nouvel onglet ; vous pouvez l'enregistrer ou l'imprimer. Le bouton n'est visible que pour les gestionnaires de la location.

Pour que les ventes et les commissions de Booking.com, Airbnb et des autres plateformes apparaissent, importez leurs factures PDF dans la section Plateformes partenaires de la fiche du lot : voir Suivre les paiements et les frais des plateformes.

Chaque facture est datée de sa date de facture. Si elle est dans une autre devise que celle de la location, elle est convertie dans la devise de la location, et le montant d'origine est rappelé dans le libellé.

Dans la fiche du lot, ouvrez Paramètres du lot puis la zone repliée Comptable : entreprise, nom de l'interlocuteur, e-mail et téléphone (tout est facultatif). Ces coordonnées figurent en tête du résumé comptable du lot et dans la section de chaque lot du rapport annuel, pour que le document arrive au bon interlocuteur. La première page du rapport annuel présente aussi le propriétaire (nom, coordonnées, adresse, taux de possession) et une synthèse des lots (nom, adresse, type de location, possession, comptable).

À la fin du PDF, les annexes rassemblent les pièces qui justifient les mouvements :

• Annexe 1 — Factures des plateformes : les PDF de Booking.com, Airbnb… importés dans la fiche du lot.
• Annexe 2 — Justificatifs de dépenses et réparations : les fichiers joints aux dépenses (facture d'un artisan, devis, photo).
• Annexe 3 — Quittances de loyer : un récapitulatif des loyers encaissés par locataire et par mois.

Les images (JPG, PNG) sont reproduites une par page. Les PDF sont insérés page par page dans le document, à la suite de l'index, avec un repère « Annexe … — page n/N » en haut de chaque page (20 pages au plus par pièce, 120 au total). Un PDF protégé ou de structure trop récente pour être inséré est joint au fichier à la place (icône sur la page « Pièces PDF en pièces jointes », ou panneau « Pièces jointes » du lecteur PDF). Au-delà de 40 images, les suivantes ne sont pas reproduites.

Dans Locations > Dépenses, cliquez sur le trombone en bout de ligne et choisissez un fichier PDF, JPG ou PNG (8 Mo au maximum, 10 par dépense). Le justificatif s'affiche sous la description de la dépense ; la croix le retire. Il compte dans votre espace de stockage et n'est jamais accessible sans connexion.

À la fin du rapport annuel (avant les annexes), les pages Dossier comptable reprennent les informations qu'un cabinet spécialisé en location meublée (LMNP) demande pour établir le bilan et la liasse fiscale :

• Identité du loueur : nom, adresse, e-mail, téléphone, taux de possession. L'état civil (naissance, nationalité, situation matrimoniale), le n° de sécurité sociale et le SIREN ne sont pas conservés par l'application : ils sont marqués « à fournir au comptable ».
• Bien et acquisition : adresse, date de mise en location meublée (premier bail ou séjour), date et prix d'acquisition, mode de financement.
• Financement : pour chaque crédit saisi dans les paramètres de la location, une estimation des intérêts et du capital remboursés dans l'année ; le tableau d'amortissement de la banque fait foi.
• Inventaire du mobilier : les équipements saisis dans les pièces de chaque lot.
• Liste de contrôle : pour chaque élément (acte d'achat, bail signé, taxe foncière, justificatifs de dépenses, pièce d'identité et RIB, dernier avis d'imposition…), s'il est renseigné, à compléter ou à fournir.

La liste est établie d'après le dossier de mise en place publié par le cabinet Contalim ; elle vaut pour la plupart des cabinets LMNP, mais votre comptable reste libre de demander d'autres pièces. Pour que la liste soit la plus complète possible, renseignez les crédits, la date et le prix d'acquisition (paramètres de la location) et les équipements des pièces.

Où renseigner ces informations ?

• Profil > État civil et fiscal : nom de naissance, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, situation matrimoniale, n° de sécurité sociale (conservé chiffré, jamais affiché en entier) et avis d'imposition (une version par année ; un nouvel envoi remplace le précédent).
• Paramètres du lot > Documents fiscaux : taxe foncière, taxe d'habitation, CFE, assurance propriétaire ou autre document, un par type et par année.

Le dernier avis d'imposition et les documents fiscaux de l'année sont insérés dans l'annexe 5 du rapport ; l'état civil figure dans la section « Identité du loueur » du dossier comptable, réservée au propriétaire qui génère le rapport.