Recevoir et étudier les candidatures (propriétaires)

Quand un locataire postule à un de vos logements de longue durée publiés dans l'annuaire (voir Publier le lot), vous recevez un e-mail. Les candidatures se trouvent dans la console, ouvrez la location puis Location › Candidatures. Vous comparez, demandez, décidez : Smartlife ne classe ni ne refuse aucun candidat.

Pour chaque logement, un tableau présente les mêmes critères pour tous : situation, revenu net, taux d'effort (loyer + charges ÷ revenus), type de garant (personne physique, Visale, société ou organisme), taille du foyer, date d'emménagement, pièces partagées (sur les pièces habituellement attendues), note de fiabilité si le candidat l'a partagée, et statut. Triez par date, par taux d'effort ou par revenus. Cliquez sur un candidat pour le détail, son message et son historique.

Les pièces ne sont visibles que si le candidat les a partagées et tant que la candidature est ouverte ou acceptée. Chaque consultation est consignée dans l'historique. Dès un refus ou un retrait, l'accès est retiré.

Quand le garant est Visale ou un garant professionnel (GarantMe, Unkle, Cautioneo, SmartGarant, CLÉ), le détail de la candidature affiche le numéro du visa, le nom du titulaire, ses dates et le résultat de contrôles de cohérence (format, nom du titulaire comparé à l'identité du candidat, dates, expiration).

1. Pour Visale, rendez-vous sur visale.fr (service officiel) ; pour un garant professionnel, adressez-vous à l'organisme indiqué. Vérifiez le visa ou l'attestation : numéro, titulaire, dates et loyer garanti ;
2. puis cliquez sur J'ai vérifié cette garantie : la vérification est consignée dans l'historique (qui, quand, quel numéro) et un repère « Vérifié » s'affiche ;
3. si le candidat change de numéro de visa, la confirmation n'est plus valable.

Smartlife ne peut pas interroger Visale : les contrôles automatiques détectent les incohérences, ils n'authentifient pas le visa. La confirmation est refusée pour un visa expiré, incohérent ou incomplet. Les pièces expirées ou proches de l'expiration (justificatif de domicile, bulletins de salaire de plus de 3 mois…) portent une pastille à côté du nom de la pièce partagée.

Cliquez sur Demander des pièces : cochez les pièces et ajoutez un mot. Seules les pièces de la liste légale sont proposées (identité, domicile, activité, ressources, garant). Le candidat est prévenu par e-mail et la candidature passe à « Pièces demandées ».

Marquez la candidature « en cours d'étude », puis Accepter ou Ne pas retenir avec un message facultatif. Le candidat est prévenu. Rappel : choisissez sur des critères objectifs ; toute discrimination (origine, sexe, situation de famille, santé…) est interdite, et il est interdit de demander des documents hors liste (relevés bancaires, carte Vitale, etc.).

Sur une candidature acceptée, cliquez sur Créer le locataire à partir de ce dossier : l'assistant d'ajout de locataire s'ouvre prérempli (nom, e-mail, téléphone, adresse, date d'emménagement). Vous complétez la pièce d'identité et les conditions du bail (voir Ajouter un locataire à un lot). La candidature est marquée comme convertie, et le candidat retrouve son bail dans son espace locataire.

À la clôture d'un bail (fiche du locataire), un bloc Évaluation du locataire permet de saisir une note globale de 1 à 5, l'état du logement rendu, le respect du préavis et un court commentaire factuel. Elle alimente la note de fiabilité du locataire, qui peut y répondre et la contester. Corrigeable pendant 14 jours tant qu'il n'a pas répondu.

Les pièces des candidats (et les pièces d'identité des locataires de vos baux) s'affichent avec le nom de votre entreprise en filigrane et la date de consultation : le nom est celui de votre fiche entreprise, à défaut le vôtre. Vous ne pouvez pas télécharger l'original. Ne les copiez pas ni ne les transmettez à un tiers.

En haut de la page Candidatures, le bloc Performance de mes annonces montre, par logement, les consultations, les contacts, les candidatures, les baux créés depuis une candidature et le délai avant le premier contact (voir Indicateurs de conversion).

Vous n'êtes autorisé à utiliser les pièces que pour étudier la candidature, et ne devez pas les conserver après la décision. Les candidatures closes sont supprimées automatiquement au bout de 90 jours. Voir Vos données et vos droits.